Le guide pour organiser un week-end d’intégration

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Le guide essentiel pour réussir son week-end d’intégration (WEI)

Le week-end d’intégration ou WEI est de loin l’événement majeur de l’année scolaire. Il conditionne l’ambiance au sein de l’école en fédérant la promotion et en créant une cohésion dès la rentrée. Aux premiers abords, organiser un WEI semble simple, mais en réalité , il s’agit d’une mission complexe, chronophage qui présente de nombreux risques. Fraîchement arrivés au BDE, les organisateurs en sont souvent à leur première gestion d’un événement d’une telle envergure. Il est donc encore plus facile de tomber dans les nombreux pièges que cache l’organisation d’un week-end d’intégration.  Fort de 10 ans d’expérience, Planète WEI a concocté ce guide rempli de conseils indispensables, d’anecdotes, d’instructions et d’exemples pour vous épauler dans la préparation de votre WEI. 

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Etape n°1 : Un WEI bien organisé est d’abord un WEI bien
pensé !

Tout grand projet, commence par une phase de réflexion qui permet de bien définir les besoins et les priorités : commencez par rédiger un cahier des charges. Posez-vous les bonnes questions : qu’est-ce que les participants attendent de nous ? Quels sont les retours du WEI précédent ?

Trouver les bonnes dates pour réunir un maximum de participants au WEI

Faire attention aux contraintes du calendrier scolaire

La rentrée scolaire est souvent une période chargée. Donc, rapprochez-vous de l’administration pour connaitre les emplois du temps afin de savoir quel est le moment le plus opportun pour réunir toutes les classes.  L’idéal est de se concerter avec votre école pour banaliser un week-end exempt de tout autre événement. Il est d’autant plus important d’anticiper pour les écoles en alternance afin que chaque entreprise puisse prendre ses dispositions.

Ne pas partir trop tôt, ni trop tard !

Il faut veiller à ne pas partir trop tôt afin d’avoir le temps de gérer les inscriptions et les derniers préparatifs (récupérer les règlements, faire la promotion de l’événement, relancer les retardataires…). Cependant, le WEI ne doit pas être trop tard, si les groupes d’amis sont déjà formés, il perdrait son intérêt. De plus, cela maximise les chances de beau temps. Inspirez-vous des dates du WEI précédent et tenez compte des retours des participants et des organisateurs. L’idéal est de programmer le week-end d’intégration 15 jours après la rentrée scolaire. 

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Définir le nombre de participants au week-end d’intégration

Obtenir l’effectif des nouveaux élèves et évaluer la motivation des deuxièmes années

Rapprochez-vous de l’administration pour savoir quel est l’effectif de la nouvelle promotion et assurez-vous de connaître les éventuels changements (rentrée décalée, nouvelles classes, etc.). Profitez-en pour récupérer les cordonnées des futurs arrivants. Ensuite, sondez la motivation des deuxièmes années, en plus d’être des potentiels participants, ils ont un rôle important à jouer pour attirer les nouveaux. Leur engagement sera d’autant plus fort s’ils gardent un bon souvenir du WEI précédent. Vous devez également prendre en compte l’implication générale des élèves dans la vie étudiante. Dans les grandes écoles, il y a un fort sentiment d’appartenance, ils sont réceptifs à ce type d’événement à l’inverse des facultés où ils sont trop nombreux et dispersés.

Prendre en compte les capacités des bus

La plupart des bus ont des capacités d’environ 60 places (55, 57, 59, 61 et 63). Il existe également des plus petits véhicules moins utilisés (49, 51 et 53 places). D’autres ont deux étages ( 67, 69, 71, 83, 91, et 93 places), néanmoins, la plupart ont 57 places.  Nous conseillons de tenir compte de ces effectifs pour éviter les surcoûts des éventuelles places vides.

Ne pas fixer un effectif trop élevé au risque de payer des frais d’annulation

Plus il y a de participants plus le prix de la place sera faible. En effet, les charges fixes sont divisés par un plus grand nombre. L’un des pièges est de se laisser tenter par un effectif élevé. Néanmoins, si toutes les places ne sont pas vendues, des frais d’annulation sont à prévoir. Le meilleur repère reste le retour de l’ancien BDE, basez vous sur ce dernier pour déterminer le nombre adéquat.

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A quel prix vendre la place du WEI ?

Ne pas chercher le moins cher

L’erreur que beaucoup d’organisateurs commettent est de penser que moins la place sera chère, plus il y aura de participants. Or, quel-qu’en soit le budget, certaines personnes sont peu intéressées par ce type d’événement. Systématiquement baisser le prix n’est pas suffisant pour les convaincre et cette baisse a toujours des conséquences sur la qualité du WEI (camping, repas, animations…). De fait, les élèves les plus enthousiastes qui attendent un événement à la hauteur de leurs espérances sont déçus. Ainsi, très souvent, des offres bon marché n’attirent pas plus de monde et au contraire génèrent des déceptions. Ce n’est pas anodin si les gros week-ends d’intégration sont ceux qui ont les tarifs les plus élevés.

Trouver le bon rapport qualité-prix

Puisque le tarif impacte peu le taux de participation, n’essayez pas d’attirer toute l’école mais privilégiez la qualité en restant abordable. Cherchez un bon équilibre entre le prix, la qualité et le pouvoir d’achat des étudiants. En moyenne, la place est vendue à 150€. Les écoles de médecine et les facultés (les plus petits budgets) la vendent à environ 120€ et les écoles de commerce à 200€. Encore une fois, les retours de l’ancien BDE sont précieux : Le budget était-il bien optimisé ? La qualité était-elle satisfaisante ? Les places ont-elles été vendues facilement ? Quels ont été les retours des participants ? L’effectif prévu a-t-il été atteint ?

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Où organiser son week-end d’intégration ?

Selon le temps de trajet en bus

Demandez-vous quel est le temps de trajet maximum que vous êtes prêts à parcourir en bus.  Plus il est élevé, plus vous aurez de choix de destinations et pourrez privilégier des régions ensoleillées. Cependant, un déplacement trop long peut être désagréable, il convient donc de trouver un juste milieu. D’expérience, le temps de trajet moyen est de 6h, soit 400km. Pour calculer le temps de route en bus, il faut multiplier le temps en voiture par 1,5. Attention, la distance parcourue est parfois un mauvais indicateur puisque certaines destinations sont difficiles d’accès. Puisque la plupart des écoles cherchent à aller dans le Sud, les Lyonnais privilégient l’Ardèche et la Méditerranée, les Parisiens apprécient la Corrèze et la Vendée, les Bordelais se dirigent vers la côte Atlantique ou l’Espagne, etc.

Ne pas se fixer trop de contraintes, surtout pour les écoles de Paris

Les centres touristiques privilégient des clientèles plus aisées (mariage, séminaire, etc.) et s’intéressent peu aux week-ends d’intégration du fait de leur mauvaise image. Rares sont les sites accueillant les groupes étudiants, surtout à proximité de la capitale. Ainsi, dans la mesure du possible, limitez vos restrictions quant aux infrastructures du site (piscine, mer, lac, etc.) et laissez-vous convaincre par les offres qui vous seront proposées.

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Etape n°2 : Comment sélectionner le lieu du WEI ?

Après avoir diffusé votre cahier des charges présentant tous vos besoins, quelques destinations vous seront présentées. Nous allons vous expliquer comment choisir le meilleur endroit pour organiser votre week-end d’intégration.

Se documenter sur les destinations présentées et vérifier qu’elles soient compatibles à votre projet

Pour bien choisir le lieu de votre week-end d’intégration, il est essentiel de bien vous renseigner (photos, vidéos, vue google map, avis client, site internet, etc.). En complément, contactez les groupes ayant déjà organisé leur WEI là-bas pour avoir leurs retours d’expériences. Par nature les campings sont conçus pour accueillir des familles et des enfants. Souvent, ils ne sont pas adaptés à l’accueil de ce type d’événement spécifique. Ainsi, il est important de vérifier que votre projet y est bien compatible. Nous vous conseillons notamment de vérifier les points suivants :

  • besoin d’infrastructures spéciales (scène, grande salle pour des repas en un seul service, salle de soirée, lumières extérieures, etc.).
  • organisation d’activités salissantes (bataille de farine et d’œuf, paintball, etc.)
  • animations avec des contraintes techniques (emprise au sol, arrivée d’eau, alimentation électrique, etc.)

Demander 3 devis et aller visiter

Demandez des devis pour les sites qui répondent à vos exigences, nous vous conseillons d’en avoir au moins 3 pour les comparer. Échangez avec vos interlocuteurs afin de les parfaire, généralement après les avoir retravaillé, une offre va se distinguer.  Toutefois, le devis parfait n’existe pas et il sera toujours possible d’apporter des modifications après la signature (animations, horaires et adresses des bus, etc.). Avant de vous décider, l’idéal est d’aller visiter le site. A défaut, appelez le camping pour poser vos dernières questions. Enfin, avant de signer le devis et les conditions générales de vente, effectuer une dernière relecture avec le reste du BDE et l’administration.

Eviter les principaux pièges

Un camping trop luxueux n’est pas forcément adapté aux week-ends d’intégration, en effet, la moindre casse peut générer des cautions élevées. Par ailleurs, un site peu habitué risque de se montrer plus strict et ne pas tolérer les éventuels excès. En plus, assurez-vous que le lieu soit privatisé, la cohabitation avec d’autres vacanciers ou des résidents est systématiquement conflictuelle. Enfin, puisque les week-ends d’intégration génèrent beaucoup de nuisances sonores, vérifiez qu’il n’y a pas de voisins à proximité. Régulièrement, les forces de l’ordre interviennent pour verbaliser, confisquer la sono, mettre fin à la soirée voir même ordonner la fin de l’événement…

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Etape n°3 : Sécurité, indispensable pour un WEI

L’organisateur est garant de la sécurité de vos participants. En cas d’accident, la responsabilité pénale du président du BDE sera engagée. Nous vous conseillons de suivre les recommandations suivantes :

Prévoir un agent de sécurité par tranche de 100 personnes

Les WEI se déroulent sur des lieux privés et rassemblent des adhérents d’une même association. A ce titre, il n’y a aucune réglementation qui impose d’avoir des agents de sécurité, néanmoins leur présence est indispensable. En effet, les WEI sont des événements à risques, rassemblant beaucoup de personnes, parfois en état d’ébriété. A l’inverse d’une boîte de nuit, ici leur rôle n’est pas de surveiller le comportement des participants, mais de veiller à leur sécurité (éviter les zones dangereuses, les raccompagner à leur logement, etc.).

Il est recommandé d’avoir un agent de sécurité par tranche de 100 personnes, lors des soirées, de 22h à 6h. Un agent coûte 26€/h donc le budget de ce service est approximativement de : 26€ x 8h x 2 soirées /100 pers = 4.16€/personnes. Pour éviter des frais de déplacements, d’hébergements et de restaurations, nous vous conseillons de faire appel à des entreprises de proximité.

Mettre en place un poste de secours

En complément des agents de sécurité, même si aucune réglementation n’impose leur présence, il est recommandé d’avoir des secouristes. Ce service indispensable peut-être assuré par des associations telles que la Croix rouge, l’ordre de Malte, Protection Civile etc. Ils interviennent obligatoirement en duo. Pour un week-end d’intégration de moins de 400 personnes, il est conseillé d’avoir un binôme de secouriste, deux au-delà.

Tous les membres de ces associations sont bénévoles et ont un autre métier à côté. Ils sont donc souvent peu disponibles, peu réactifs, difficilement joignables et très sollicités : nous vous conseillons d’anticiper (minimum 4 mois). Pour installer leur matériel et accueillir les patients, prévoyez leur un local calme, à proximité de la salle de soirée . A défaut, ils peuvent venir avec un véhicule tout équipé. Le tarif d’une équipe de secouriste pour un week-end est d’environ 1400€ et varie selon les régions.

Notez que leur domaine d’intervention est très limité, il ne peuvent pas effectuer d’actes médicaux. Leur rôle est de recueillir les blessés, de dispenser les premiers secours et systématiquement d’en référer au SAMU (15). Le Service d’Aide Médicale d’Urgence dépêchera une équipe plus compétente (médecins, pompiers, infirmiers) s’il estime que des soins sont nécessaires.

Le BDE a un rôle majeur pour la sécurité

Le BDE ne doit pas s’affranchir de ses responsabilités : son rôle est complémentaire à celui des agents de sécurité et des secouristes. Tout au long du week-end et plus particulièrement la nuit, des membres du BDE doivent se relayer pour surveiller : faire des rondes à proximité des zones à risques, être attentif à l’état d’ébriété des participants, s’assurer que le personnel de sécurité remplit sa mission, etc. Pour conciliez fête et sécurité, répartissez-vous les tâches en amont. Pensez notamment à avoir en permanence une personne sobre avec le permis. En complément, il est recommandé que tout le BDE se forme aux premiers secours (PSC1).

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Etape n°4 : Passer les dernières commandes

Quelles quantités de boissons prévoir ?

Puisqu’il s’agit de commandes importantes, nous vous conseillons de vous rapprocher des grossistes de proximité (Promocash, Métro, France Boisson etc.). Ce sont eux qui vous offriront le plus d’avantages : livraison gratuites, prêt de tireuses, tarifs avantageux, produits invendus récupérés etc.). Par précaution, après la première soirée faites un inventaire et allez vous réapprovisionner si besoin. D’habitude, les quantités recommandées sont :

  • 1 litre de bière par pers / jour
  • 0,5 litre d’alcool fort par pers / soirée
  • 1 litre de soft par pers / soirée
  • 1 litre d’eau par pers / jour

Bien choisir le matériel de son et lumière

Si ces équipements ne sont pas déjà prévus, tournez-vous vers l’une des nombreuses sociétés en louant. Nous vous conseillons de prévoir une enceinte amplifiée de 400W environ par tranche de 70 personnes. Si vous n’avez pas de techniciens, orientez-vous vers des lumières à LED, simples et efficaces : prévoyez-en au moins deux. A cela s’ajoute une table de mixage, des platines, une machines à fumée, les câbles et éventuellement d’une ou deux enceintes pour les animations extérieures telles que l’apéro mousse.

Le reste du budget pour les goodies

Après avoir réservé les éléments indispensables et vérifié le budget restant, commandez vos goodies. Privilégiez les t-shirts : ils colorent l’événement, départagent les équipes lors des olympiades et laissent un souvenir.  Ensuite, si possible, complétez d’un welcome pack : écocup, lunettes, préservatifs, briquets etc. Certaines sociétés peuvent vous sponsoriser en finançant vos goodies en échange de visibilité (KPMG, Deloitte, etc.).

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Etape n°5 : Comment attirer un maximum de monde au WEI ?

Impliquer l’administration et les élèves de deuxième année

Puisque optimiser la vente des places dans un court délai, sollicitez l’administration pour ajouter la brochure du WEI au dossier d’inscription des étudiants. En plus, procurez-vous les coordonnées des futurs élèves et contactez-les dès que possible afin qu’ils réservent leur week-end pour l’événement. En complément, aidez-vous des deuxièmes années et des associations de l’école pour que dès la rentrée, ils véhiculent une image positive du WEI et motivent les nouveaux.

Communiquer sur le campus et sur les réseaux sociaux

Pour convaincre les derniers participants, il est nécessaire de les informer et de les rassurer. Pour ce faire, l’idéal est que le BDE tienne un stand sur le campus. Par ailleurs, tous les étudiants ne s’intéresseront pas d’eux-même à l’événement, aller les rencontrer, en intervenant dans les amphithéâtres par exemple. Enfin, il n’ y a rien de plus efficace que des photos et des vidéos pour présenter un week-end d’intégration, diffusez les archives des WEI précédents sur les réseaux sociaux.

Faciliter l’achat des places

Plus le processus d’achat est simplifié, plus vous vendrez des places. Il faut donc bannir les dossiers d’inscription fastidieux et faciliter les dépôts de caution ainsi que les paiements (virements, Lydia, règlements en plusieurs fois, etc.). Un dispositif efficace permet également une meilleure gestion des inscriptions pour le BDE (cautions perdues, paiements manquants, etc.). Pour répondre à ces besoins, il existe par exemple, une billetterie en ligne que nous avons développé pour les week-ends d’intégration, plus d’informations ici.

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Etape 6 : La réussite d’un WEI se joue dans les détails.

Une bonne préparation pour éviter les imprévus

Le succès d’un événement dépend davantage de la préparation en amont que du suivi sur place. En effet, puisque la majorité des imprévus peuvent être soit évités, soit anticipés, tout se joue avant le départ. En plus des éventuels désagréments causés aux participants, ils peuvent désorganiser, mobiliser du matériel, faire perdre du temps et de l’énergie au BDE. Par conséquent, les tâches prioritaires et à plus forte valeur ajoutée (mettre l’ambiance, être proche des élèves, etc.) risquent d’être délaissées. Ainsi, pour ne rien oublier, pour éviter les déconvenues et bien réagir face aux imprévus : une préparation minutieuse est nécessaire.

Collecter les besoins des prestataires et leur donner les bonnes informations

En qualité d’organisateur, votre rôle est de coordonner tous les intervenants et de vérifier qu’ils assurent correctement leurs prestations. Pour ce faire, vous devez d’une part connaître leurs besoins et y répondre. D’autre part, vous assurer qu’ils aient toutes les bonnes informations. Vérifiez en particulier les points suivants :

  • Autocariste : horaires, dates, adresses, hébergement et restauration des chauffeurs
  • Restaurateur : régimes alimentaires spécifiques, tables et bancs
  • Hébergeur : prévoir des draps pour l’administration, logement PMR, arrivée la veille
  • Sécurité : horaire, adresse, effectif
  • Secouristes : besoin d’un poste de secours, logement et restauration sur place
  • Animation : puissance électrique, arrivée d’eau.

 

Anticiper et organiser les équipes

Pour finaliser l’organisation du week-end d’intégration, l’idéal est de regrouper l’ensemble des informations dans un planning et de communiquer à chacun la partie le concernant (membres du BDE, intervenants extérieurs, participants etc.). Cette synthèse doit indiquer le rôle de chacun, les horaires, le matériel nécessaire et permet de clarifier notamment de clarifier :

  • Arrivée anticipée sur le site, réception des livraisons (boissons, goodies, sono, etc.)
  • Gestion des repas (préparation de la salle, service, nettoyage)
  • Organisation des bus (personne responsable, ménage, caution, hôtel et repas des chauffeurs)
  • Etat des lieux d’entrée et de sortie
  • Contrôle de chaque prestation (sécurité, secours, animations, camping)
  • Gestion des soirées (bar, ambiance, rondes)
  • Répartition des participants (bus, logements, équipe)
  • Matériel à prévoir (duvets, maillots de bains, caisse à outils etc).
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Etape 7 : Avant le départ, les derniers conseils

Mettez-vous dans la poche les chauffeurs de bus.

La plupart des chauffeurs ont l’âge de vos parents et n’apprécient pas de partir un week-end loin de leur famille seul dans une chambre d’hôtel avec des étudiants bruyants. Dans un bus, la loi interdit la consommation d’alcool et impose le port de la ceinture. Pour faire la fête pendant le trajet, il est capital de manifester votre sérieux et votre respect au chauffeur dès son arrivée. La veille du départ, assurez-vous d’avoir les coordonnées de tous les chauffeurs et vérifiez qu’ils ont les bonnes informations (horaires, adresses, capacités etc.)

Prévoyez du monde pour gérer les repas

Les repas regroupent dans un espace restreint presque tous les participants, souvent bien excités. De fait, la situation peut dégénérer rapidement (longue file d’attente, bataille de bouffe, manque de nourriture, casse du mobiliers, tables non lavées etc.) Pour éviter ces désagréments, il est conseillé de mobiliser tout le BDE pour notamment aider au service, réguler les arrivées, intervenir en cas de débordement, participer au nettoyage etc.

N’oubliez rien tant qu’il est encore temps

Le personnel du camping est souvent peu disponible le week-end et surtout la nuit. A votre arrivée, dans la journée du vendredi, procurez-vous tout ce dont vous allez avoir besoin (matériel, clés, draps, accès au coffret électrique, etc.). Par exemple, il arrive régulièrement que l’on se rende compte, qu’à l’arrivée du groupe, le vendredi dans la nuit, l’effectif réel ne correspond pas au nombre de logements disponibles. Dans la plupart des cas, la solution n’est trouvée que le lendemain matin.

L’absence d’état des lieux d’entrée est à votre désavantage

Par facilité, souvent, l’état des lieux d’entrée n’est pas fait. Dans ce cas le logement est considéré juridiquement en parfait état, ce qui est en faveur du camping. Pour renseigner les éventuelles dégradations déjà existantes, nous conseillons au BDE de mettre dans chaque logement une fiche à remplir par les locataires. En complément, prenez des photos et remettez l’ensemble immédiatement après votre arrivée au BDE. Même si ses documents n’ont pas de valeur juridique, ils faciliteront les échanges en cas de désaccord.

 Etat des lieux de sortie : ne pas signer trop vite

Souvent négligé à cause de la fatigue, l’état des lieux de sortie est régulièrement conflictuel. A l’issue d’un contrôle de l’ensemble du site, un document listant toutes les dégradations (ménages, casses etc.) sera signé par les deux parties. Gardez-en une copie.  Le montant des réparations varie selon leurs natures, soyez précis, ajoutez par exemple les adjectifs suivants : cassé, tâché, rayé, perdu etc. Tout ce qui est noté sur l’état des lieux de sortie vous sera facturé, signez-le uniquement si vous êtes d’accord. A défaut, ne signez pas, le camping en sera désavantagé juridiquement. Le montant de chaque réparation doit être justifié sur la base de devis ou de factures, demandez-les car trop souvent, les BDE payent des sommes injustifiées.

Une dernière réunion pour accorder les violons

Sur place, au début du week-end d’intégration, provoquez une réunion avec tout le monde. Présentez le BDE aux prestataires, reparcourrez les plannings, donnez les dernières consignes, vérifiez qu’il ne manque rien, communiquez les informations pratiques et surtout motivez les troupes.

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Etape 8 : Une fois le week-end d’intégration passé, ce n’est pas terminé !

Récupérer les cautions

Quelques jours après le WEI, conformément à l’état des lieux que vous avez signé, une éventuelle retenue de caution vous sera notifiée. Vérifiez son exactitude et afin d’éviter les contestations, informez rapidement les élèves concernés. Ce n’est qu’après avoir collecté tous les montants dus que vous pourrez rendre les chèques de caution. En parallèle, soldez l’ensemble des prestataires et remerciez vos sponsors.

Communiquer autour de l’événement

Souvent jugé peu utile, un aftermovie s’avère capital pour valoriser un week-end d’intégration. D’une part, il immortalise des souvenirs communs et renforce le sentiment d’appartenance, d’autre part, il sert à promouvoir les prochains WEI. En complément, sondez les étudiants pour avoir leurs retours à l’aide d’un questionnaire de satisfaction par exemple.
Enfin, mettez à profit votre expérience pour les prochains organisateurs. Pour qu’ils fassent encore mieux, préparez un dossier de passation (conseils, difficultés rencontrées, pièges à éviter, anecdotes…).

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Vous pouvez compter sur Planète WEI !

En résumé, un weekend d’intégration est complexe à organiser de par la quantité d’éléments à coordonner et les risques inerrants à chacun. A cela s’ajoute l’inexpérience et la mise en cause de la responsabilité juridique du BDE et de son président. Ainsi, entreprendre un tel projet est réservé aux BDE solides. Malheureusement, en dépit de ces conseils, l’actualité rappel chaque année, qu’un WEI peut rapidement déraper (défaillance majeure d’un des prestataire, intervention des forces de l’ordre, dérives graves, etc.). Pour ces raisons, afin d’assurer la réussite de cet événement incontournable, presque tous les BDE s’appuient sur une agence professionnelle spécialisée telle que Planète WEI. Seuls quelques BDE très bien accompagnés par l’administration et années supérieures organisent avec succès leurs séjours en direct. Néanmoins ces difficultés, rendent formidable la gestion d’un tel événement. Si vous en avez l’occasion, saisissez-la et lancez-vous !

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