Campagne BDE

Campagne BDE

La campagne BDE est un événement fort, intense et important pour la vie associative d’une école ou tout autre organisme universitaire.

C’est l’événement fondateur qui déterminera qui sera à la tête du BDE et qui aura la charge de l’organisation d’événements de l’école (intégration, weekend d’intégration ou cohésion, soirées étudiantes, weekend ski etc.) pour les étudiants. Ces événements permettrons de fédérer les nouveaux élèves avec leur parrain et marraine mais aussi l’intégration des nouveaux étudiants ainsi que des étudiants internationaux. Cependant, comme toute autre élection, une campagne BDE se prépare et s’organise, de nombreuses erreurs peuvent être commises et vous empêcheront d’avoir la moindre chance contre vos concurrents.

Nous reprendrons dans cette article de nombreux points qui vous permettront de mettre toutes les chances de votre côté pour gagner la campagne BDE et prendre les rennes du fameux « bureau des élèves ».

 1. Former une équipe pour sa campagne BDE

Avant d’être élu au sein du BDE, vous serez amené à créer une liste pour l’élection. Il faudra savoir s’entourer des bonnes personnes : connaissances ou amis, personnes compétentes ou motivés, ne prenez pas n’importe qui. Les personnes que vous choisirez seront la vitrine de votre liste. S’ils ont une mauvaise image, votre liste en pâtira.Vous devez partager les mêmes envies, les mêmes projets (pour le BDE), vous devrez être soudés et faire preuve (ou en donner l’impression tout du moins) de cohésion pour donner aux étudiants l’envie de voter pour vous.S’ils sentent que vous ne souhaitez pas tous allés dans la même direction, ils penseront que vos projets n’aboutiront pas et que la vie associative de l’école ne décollera pas.

Pensez également à vous entourer de personnes maîtrisant des compétences et/ou des outils différents. Cela vous permettra d’utiliser les forces de chacun dans les bons domaines. Un créatif au sein du pôle communication, un rigoureux en tant que trésorier, un orateur avec les épaules solides en tant que président etc. Tous les membres du bureau des étudiants permettront d’organiser des activités inoubliables, des sorties culturelles et de contribuer à la vie étudiante de l’école.

2. Trouver un nom, un thème un logo : une identité

Comme lors de la création d’une entreprise ou d’un produit, il faut passer suffisamment de temps sur cette étape essentielle. Vous devez en un sens créer votre propre « marque » qui donnera envie à vos électeurs de « l’acheter », d’y adhérer.

Votre nom et votre logo vous accompagneront partout, ils seront présents sur tous vos supports de communication, vos goodies, vos vêtements mais aussi lors de vos différentes activités pendant toute l’année scolaire.

Le nom et le logo doivent être en rapport avec la thématique de votre liste ou l’identité que vous souhaitez lui donner. Cela doit être marquant, facile à comprendre, facile à se souvenir.Vous ne pouvez pas vous permettre une erreur dans le choix de votre identité.Certaines thématiques, liées à la culture Pop, sont indéniablement de bons choix, mais surtout des choix faciles. Vous ne risquez rien en choisissant de vous identifier à un film, une série, un groupe.Le seul risque que vous prenez et de ne pas faire dans l’originalité, de faire du « déjà vu » et de ne pas vous démarquer sur cette partie.

Attention néanmoins aux noms et/ou aux jeux de mots que vous pourriez utiliser : il faut penser que par la suite vous allez solliciter différentes entreprises pour vous sponsoriser, vous aider durant votre campagne et que votre nom sera associé au leur. Il est facile de comprendre que certaines entreprises ne souhaiteront pas travailler avec une liste BDE dont le nom à un caractère sexuel, vulgaire, injurieux. Même si pour vous c’est une blague, tout le monde n’aura pas forcément le même avis.

3. Définir la date et la durée de la campagne BDE

Le choix de la date de la campagne BDE est souvent déterminé avec l’administration de l’école. Au même titre que le WEI, la date est choisie de telle manière à laisser le temps à la rentrée ce qui permet aux étudiants, principalement les nouveaux arrivants, de faire connaissance. A l’ancien BDE d’organiser le WEI, et aux listes de se créer.

La durée de la campagne est souvent définie également par l’école, elle peut aller de deux, trois jours à une ou deux semaines. La durée de la campagne va forcément jouer sur ce que vous y ferez et le budget que vous y consacrerez.En effet, si vous avez 2000€ de budget et que la campagne dure une journée, vous pourrez miser sur une grosse activité et utiliser presque tout votre budget pour celle-ci. A l’inverse, si vous devez, avec la même somme, animer une campagne sur deux semaines, il faudra plutôt privilégier des animations moins coûteuses.

4. Déterminer ce que vous souhaitez faire pendant la campagne BDE

Attention donc à ne pas avoir les yeux plus gros que le ventre, le meilleur moyen de rater une campagne BDE est de ne pas être présent dans la dernière ligne droite par manque de budget.

Comme pour une élection classique, c’est souvent le dernier souvenir que vous laissez qui compte. Mieux vaut donc démarrer doucement et finir fort, que l’inverse. Le choix des activités, ne doit pas être déterminé uniquement avec votre budget. Comme pour le nom de votre liste BDE, votre slogan ou votre logo, il faut une certaine uniformisation entre votre thème et les activités choisies. Pour cela, deux options s’offrent à vous : soit vous prenez des activités directement liées à votre thème (exemple votre liste reprend la thématique de la fête foraine, et vous choisissez de prendre des auto-tamponneuses pour votre campagne BDE (comme HEC chaque année)), soit vous customisez vous même l’activité pour la faire « rentrer dans le thème » ; cette deuxième option vous laisse plus de choix possible d’activités mais il faudra faire appel à votre créativité et à votre sens artistique.

5. Une bonne organisation est essentielle

Mettez-en place un planning précis, qui vous permettra de gagner du temps et de mieux gérer votre budget. Lors de la campagne, vous ne saurez plus où donner de la tête et vous ne pourrez pas vous permettre de driver tout le monde. Ainsi, il faut que chaque personne sache, avant que la campagne débute, ce qu’il a à faire, à quel moment et où ça.Avoir une vue d’ensemble de chaque activité ou animation vous permettra également de mieux vous situer au niveau trésorerie, de savoir s’il vous reste un peu de budget et vous permettre des petits extras ou, au contraire, de vous serrer la ceinture pour pouvoir terminer la campagne.

Voici une liste non exhaustive des activités que Planète Wei peut vous mettre à disposition pour votre campagne BDE :  Auto-tamponneuses, Ejector, Bag Jump, Gonflables (Faucheuse mécanique, Mur des champions, taureau mécanique, Babyfoot humain…), Laser-Game ou Laser-tag, Archery Game, Bumping Balls…

6. Durant la campagne BDE : “Ça y est la guerre est lancée…”

Comme nous en avons déjà discuté précédemment, il faut qu’avant que la campagne commence, vous ayez mis en place un planning précis. Tant pour vous, et le reste de votre liste que pour vos animations, vos prestataires etc. Plus votre planning est précis et intégré par tous, moins vous avez de chance de devoir faire face à des imprévus. Prenez le temps de faire le point avec chaque prestataire pour coordonner leurs heures d’arrivées, le temps de montage nécessaire à chaque animation (il est toujours mieux que le montage se fasse en off, et loin des regards plutôt que devant tout le monde, essayez donc de voir avec votre prestataire pour qu’il arrive tôt le matin même si vous n’avez pris qu’une demi journée).

Faites également le point sur tout le petit matériel nécessaire, les besoins en puissance électrique pour vos animations (vous pourrez vous renseigner auprès de votre administration). A nouveau, le jour J vous aurez autre chose à faire que de devoir courir partout pour trouver une rallonge.

7. Les petits plus qui peuvent vous faire gagner

L’organisation d’un repas ou d’une collation peut également être un bon moyen pour attirer les gens. N’oubliez jamais qu’un étudiant qui a faim préfèrera toujours aller manger que venir profiter de vos animations. Voyez si vous pouvez vous entourer de partenaires vous mettant à disposition du matériel de traiteur (poêlons à paëlla, plancha…) et vous fournir en gros dans un supermarché spécialisé (Promocash, Métro…). Vous n’imaginez pas à quel point il est facile d’organiser un repas avec des plats surgelés pour 300 personnes. Mettre à disposition, en libre service, thé, café, et jus peut vous permettre d’attirer du monde à moindre coût et facilement. Ainsi, vous pourrez échanger avec eux autour d’une boisson chaude.

Planète Wei peut vous fournir du matériel pour cela : percolateur à café et thé, distributeur de jus, poêlons…

Dernière chose, et pas des moindres. Restez soudés durant la campagne, votre cohésion sera le maître mot de cet évènement.Il y’aura surement des imprévus, vous serez surement stressés, mais ne laissez rien transparaître. Si des tensions devaient éclater avec les autres membres de la liste, faites-le à l’abris des regards. Faites le point calmement et revenez unis.Allez jusqu’au bout de la campagne, les rebondissements sont fréquents et même si vous pensez que c’est perdu, rien n’est jamais perdu.

8. Après la campagne, vous êtes élu !

Ça y est vous avez gagné. Tout le travail fourni, les nuits blanches, le stress, les nombreux brainstormings avec le reste de la liste ont porté leurs fruits. Vous êtes à deux doigts, ou quelques semaines, de devenir le nouveau BDE de votre école.

Prenez le temps de souffler un peu et de savourer. N’oubliez pas de remercier vos partenaires, c’est aussi grâce à eux que vous avez pu atteindre votre objectif. Il s’écoulera en général quelques semaines/mois avant la passation avec le BDE actuel ; prenez ce temps pour réorganiser si besoin votre liste, d’attribuer à chacun le bon poste, voire de débaucher un membre de la liste concurrente pour vous aider au sein du nouveau BDE.Il vaut mieux s’entourer de personnes motivées, même si au départ vous ne partagiez pas ses idées plutôt que de gérer un BDE d’amis peu motivés. Une fois la passation faite, les choses sérieuses commencent. Ce pourquoi vous avez voulu devenir le nouveau BDE : l’organisation de la vie associative de votre école : organisation des soirées étudiantes, organisation du weekend d’intégration, d’un éventuel weekend ski ou séjour en Europe.

9. Nous contacter

Si vous ne l’avez pas encore fait à ce moment là, c’est le moment de prendre contact avec Planète WEI. Nous saurons répondre à vos exigences et nous vous proposerons un séjour digne des promesses que vous avez tenues lors de la campagne BDE.  Que ce soit, séjour en Europe, séjour au ski ou weekend d’intégration, nous organisons depuis 7 ans tout type d’évènement étudiant à travers toute la France.

Voici une liste non exhaustive des écoles qui nous ont fait confiance pour leur campagne BDE : telecom, école polytechnique, école d’ingénieurs, des écoles post bac, école centrale, école nationale supérieure, des classes préparatoires, école des mines, Renne business school, Agroparitech, Université Paris Dauphine, Sciences po, Ecam Lyon, Insa Lyon, Ensta Bretagne, Agrosup Dijon, Panthéon Sorbonne, Grenoble École de management, Audencia, Emlyon…


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